北京运商会展会议中心

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2021-09-11 22:22

如何选择合适的会议场所进行一场高效的会议有那些流程?

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    如何选择合适的会议场所进行一场高效的会议有那些流程?,一套完整的会议流程需要依托会前、会中、会后这三部分进行有规划的展开,并在最短的时间内达到会议目的,这样才算是一个高效成功的会议。反之如果是一套冗长低效的会议则不仅会浪费大家很多时间,还会耗费会议组织者的大量精力,以下五个步骤可以作为一套高效的会议流程的参考:
    会前确认会议目的
    有时候会议是由我们自己组织发起的,有时候是由领导交办的。无论那种情况,在我们组织的会议之前,需要问一个问题:为什么需要开会?也就是在组织会议前明确会议的目标:需达到什么效果,解决什么问题。如果会议目标不明确就会导致会议过程没有方向,从而让会议变成没有主题的无效沟通。
    会前做好会议筹备
    会议开始之前可能只是一个人的投入,会议一旦开始就会是一群人参与其中,因此我们需要进行周密的会议筹备工作。在会议开始之前需要准备的工作内容如下:
    1.明确会议主题
    2.会议实现的目标或产生的结果
    3.参会者都有谁
    4.会议日期、时间、地点
    5.会议将持续多长时间
    6.会议控制人员:支持人、决策者、记录员
    7.每个与会者在这个会议中分别承担什么任务
    8.会议所要讨论的每个议题
    9.筹备阶段所需的材料
    10.确认会议需要的场所和工具满足会议要求
如何选择合适的会议场所进行一场高效的会议有那些流程?
如何选择合适的会议场所进行一场高效的会议有那些流程?
如何选择合适的会议场所进行一场高效的会议有那些流程?
    会前明确会议通知
    接下来,我们需要给相关参会人员发送会议通知。会议通知主要包括如下内容:
    1.会议主题
    2.会议实现的目标或产生的结果
    3.参会者都有谁
    4.会议日期、时间、地点
    5.会议将持续多长时间
    6.与会者在这个会议中分别承担什么任务
    发送会议通知最好使用公司内部的办公系统或者是公司邮箱,或者使用QQ、微信、钉钉等即时通讯工具。发送会议通知后一定要确认参会者都收到会议通知。对于特别重要的参会人员,可以在会议通知发送之后,再通过电话进行会议送到确认。
    会中做好主持和控制
    会议开始之后,会议主持人可以根据如下的会议过程主持会议:
    1.宣布会议的主题和目的
    2.根据会议议程提出议题,然后征求与会者的意见
    3.给与每个人阐述观点的机会
    4.针对争论的问题展开全面的讨论,以便把会议引向深入
    5.针对不同见解加以概况澄清,分析造成分歧的因素,以便达成共识或做出决策
    6.偏离议题或纠缠于不必要细节时,及时引导回会议主题
    7.遵守预定时间,不要拖延
    8.会议结束时,对已取得结果进行概况
    9.将有必要进一步讨论的问题纳入下次会议,确定下次会议议题和时间。
    以上会议过程可以根据实际的需要进行删减。
    在会议过程中,会议主持人人需要控制好会议节奏,会议决策者需要及时对争论问题给出结论。同时为了让会议变得更有效率,我们需要提醒与会人员发言尽量精简,必要的时候可以放一个闹钟来辅助控制会议节奏和发言时间。
    会后做好记录和跟踪
    会议结束之后并不就代表着会议工作的结束,反而是会议进入到更重要的阶段:会议精神落实和执行阶段。具体工作如下:
    1.整理会议纪要
    会议结束之后,最需要做的就是整理一份会议纪要。会议纪要的重点不是对会议过程和与会人员发言的记录,而是要明确会议成果及后续安排。
    一般公司的会议纪要都由记录员来编写,不过我个人建议由会议的组织者来编写,会议组织者更加理解会议目的,也需要对会议结果负责。
    2.发布会议纪要
    会议纪要完成之后需要将会议纪要发送给相关人员,发送会议可以通过公司的办公系统或者公司邮箱发送。与发送会议通知一样,需要相关人员确认收到会议纪要。
    散发会议纪要的重点是让相关人员确认会议成果和后续安排,因此在发布会议纪要时需要告知相关人员,对会议纪要有异议,需要在约定时间内提出,否则视为其对会议纪要内容默认。
    3.监督会后执行
    会议纪要确认会议成果和安排之后,会议组织者就需要跟踪会议成果的落实情况。如果会议成果是制定了规章制度和工作方法,那么可以安排时间检查落实情况即可。如果类似项目工作安排会议,会议成果是制定了项目工作安排,那么就需要在会议结束之后制定工作计划并跟踪计划完成情况。
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